江边闲话集

码农如何写好一封邮件(4)

邮箱地址顺序 前面已经说过,需要用Full Name来表示发件者后者是收件者。不知道大家有没有关注到一些细节,如果To或者CC不止一个邮件地址时,当你收到邮件后,有没有观察到邮件To、CC的顺序呢? 这个顺序其实是非常重要的,它代表了当时发件人输入的顺序。 为什么我们关注这个顺序?很简单,这是发件者心理的一种反应。某些情况下,代表的是该邮件接收者主次之分,有时候也代表了你在对方的重要性,这是人的一种本能直观反应。 当你掌握这个技巧后,在某些情况下来揣测发件人的用意或者背后深层次的东西,这种只能具体问题具体分析。 如何把握这个顺序? 首先,需要根据自己的内容,判断接收人都有哪些。如果只有一个人,那无所谓。如果有多个人,需要考虑将问题的直接负责人放到首位。如果多个人都差不多,最好是把职位高一点人放在前面,这是职场里的一些职场逻辑,不赘述,理解就行。 如何在To里合理设置接收人? 先看几个case。 Case #1:To里只包含一个联系人,假说是Bill 这种情况下Bill是接收人,而且唯一的,一般情况下Bill会认真对待这封邮件。 Case #2, To里包含2-3个人,例如除了Bill,还有Emma或是Terry 可能Bill, Emma,Terry都会认真去看这封邮件,但是强烈度就没有case #1那么强了。 Case #3,如果To里包含大于三个接收人,这种情况下更没有人看了。 所以,为了让自己发出去的邮件有很好的feedback,在To里,需要合理安排接收人。如果的确To里有多个人,是需要在正文里点名到谁的,否则你收到的反馈可能会慢一些,甚至接收不到回应,因为大家都认为有可能不是自己的任务。 所以,如果在正文里写Hi Bill,那么Bill需要去take action,如果是”Hi Bill/Emma“,那么Bill 和Emma去take。 这是一些技巧而已,比较好理解。 邮件组 一般来说,在写邮件时,需要将邮件组放在To/CC靠后的位置,毕竟有可能邮件组有很多人,在一般情况下,可以选择相关的组来替代单个人。如果需要将某人单独拧出来,那除了发送给邮件组,也需要发给这个人。

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码农如何写好一封邮件(3)

编写一封专业的邮件,邮件的内容是非常关键的一部分。 拼写 无论是中文还是英文,尽量避免错别字。先说邮件如果出现错别字,会带来哪些影响? 影响个人形象。收件人会认为你不太仔细,不太严谨,为什么发出来的邮件会有错别字呢。这对于严谨的商业合作或多或少造成一些负面影响。在同样的条件下,选择可信赖的人肯定是大家的习惯。 甚至影响公司形象。个人是在公司这个组织下的,虽说不能完全影响到公司,但是在某些情况下,你的失误会造成收件人对公司的看法。 那么怎么去避免呢?可以先看看几个方面: 语法尽量正确,尤其是在写英文时,例如时态,单复数等。 对于一些专有名词,也需要写对。例如这两个词Android、iOS,经常看到写成android、IOS,或者其他形式的,例如Python,也有人写成python,专有词有专有词的写法,这都是一些细节问题,加以注意。 幸运的是,现在的邮件系统都有拼写检查的功能,虽说不能检查出特别高级的问题,但是一些基本问题例如拼写还是可以解决的。 格式 格式也是非常重要的。邮件写的好不好,是否易于阅读,好的格式会帮助不少。 空格,空行,列表等表达形式能够将邮件格式化,提高阅读效率。 空格,一般多处于英文里,标点符号后需要跟一个空格。 例如:Hello Tim, thank you for supporting this project. 我们可以看到Tim后面的逗号后有一个空格,这是一种书写习惯。 空行,也是非常重要,一般用在断语段之间,这样显得每段所表达的内容不一样。清晰易读,尤其是每段内容很多的情况下。 列表有很多,例如数字开头的,radio开头的。无论用哪一个,都会让人读起来特别清晰。我举个例子,为了描述某手机,我们可以这么做,该手机内存8G,ROM128G,配置3000万摄像头,防水等。如果我们改成如下 内存8G, ROM 128G 摄像头:3000万 防水 前后一比较,发现后者看起清晰,阅读起来舒服很多。 需要说明的是,英文和中文顶头不一样。英文时顶格写,中文可以后退2个。我看到好多人写英文和写中文一样,退后2个去写的,这不好。 陈述你的目的 写邮件肯定是有某个目的才去写的,所以要把自己的目的陈述清楚,这样阅读者一看就知道这封邮件的目的。有时候,看见过很多邮件,不把目的描述清楚,让阅读者去猜,去总结,这会降低邮件的沟通效率,前面说过,邮件是为了沟通,如果邮件表述得清楚,是有助于提高效率的。 多用If-then 一般来说,某件事情有多种选择,我们尽量在邮件里提出来。比如下面这段描述: I would like to confirm if you have time to join the meeting at 15:00 tommorrow. If yes, I will […]

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码农如何写好一封邮件(2)

软技能 我们知道,在现在的商业和生活中,邮件其实是一种相对正式的沟通方式,所以我们需要意识到邮件的重要性。这样看来,编写一封专业的邮件是我们程序员需要掌握的一门软技能。 说到软技能,作为码农,大家关注的还是编程、调试等相对专业的技能,我认为这是硬技能,是从事IT行业必须的技能。随着自己越来越资深,软技能的培养是势在必行的,它决定了你在职业发展中上升高度的重要因素之一。 现状 在国内,我并不认为邮件使用的特别普及,尤其是在一些小的公司,觉得写邮件麻烦,甚至交流效率低下。我想说的是邮件有它的重要性,例如topic可描述性,这需要我们在写邮件时思考再思考,还有就是备份,可跟踪性。 国内好多企业都不重视,但是在一些国内外企,大型国企,民营企业,却非常重视,写邮件必须成为一门技能。 下面说说写邮件的一些细节。 邮件地址和全名 有些邮件地址其实是不能很好的标识接收者或者发送者。例如,邮件地址123753@qq.com,我们是无法分清这个邮件地址到底是谁,所以我们需要指定一个名字给他,例如Bill Chen,现在的邮件系统都支持。 除了能让人快速知道是谁,我们在Microsoft Outlook(或是其他邮件系统)的地址字段(TO,CC或BCC等),只需要输入名字即可,在这里我们输入Bill或者Chen都可以快速把Bill Chen的邮箱地址找到,最后地址可能显示的格式为Bill Chen<123753@qq.com>. 问候 简单即可,例如一下几种方式都没有问题: Greetings Hi David David 这些开头,只是为了友好的开头,这样后面的具体内容才可以进行下去。 正式内容 前面一篇文章里,我说过务必注意邮件的格式,会让收件人觉得阅读邮件是一件快乐的事情。 但是有个问题不知大家考虑过没有?如果邮件太长,往往起到的效果并不好,同样会产生压迫感,所以一封长短适中的邮件也很重要。据调查,一封邮件最好不要超过25行,这样才是友好的。所以我们写邮件必须Focus一个Topic,尽量在25行里把Topic描述清楚。 如果你有多个Topic,建议多发几个邮件,每封邮件只包含一个主题。 一封邮件一个主题 那么为什么一封邮件最好只有一个主题呢? 我先举个例子说说我们常见的情况。假说一封邮件有2个主题,发件人与收件人不停的通过邮件交互,来来回回几十条。如果针对这2个Topic不停的交互,假说哪天我们想回顾某个主题,我们不得不去长长的邮件里先得排除另外一主题,最后才能自己想要的内容。这样是很浪费时间的。 另外一个原因是Focus。邮件也是需要Focus,这是我们为了把事情简单化的哲学理念。

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码农如何写好一封邮件

做技术管理做了有些年了,和不同的team、不同的客户打交道也是非常多的,自认为在写邮件这件事情上还是做的还算可以。相反,我发现很多朋友或同行在写邮件上不得要领,或是想写好但是不知道怎么写。今天这篇文章分享我的一些经验,如果反响还不错,这是我最大的动力,我会展开来写。 在我看来,邮件其实文档的一种,所以邮件一个最主要的目的是用来沟通。既然是沟通,那么我们要达到让对方以最快的速度知道你想要表达的意思,这就是中心点,后面这些都是围绕这个主题进行。 当然,邮件是有很多技巧的,熟练使用这些技巧,会让你事半功倍。 邮件种类 先说邮件的种类,一般来说有四种: 无需回复的邮件。 这种邮件主要是想告诉收件者一些信息,例如我们平常收到一些报表邮件,部分监控邮件等,这些邮件我们无需回复,知道这些即可。 查询邮件。 这种邮件比较多,你写邮件是想从收件人那里知道一些事情,比如建议,意见或者动作等,希望收件人能够回复你。 开放式结尾的邮件。 主要是一些开放式结尾的邮件,例如保持联系。当然这也是为了将来以后的联系方便,获取进一步的结果或者便利。举个例子,我们想问某个公司的HR有没有职位招聘,HR说暂时没有,你可以说保持联系,以后有的话再发邮件去问,而且最好是基于该邮件去问,这样HR看到邮件的承前启后,知道你是谁,问什么事,不至于太突兀。 需要采取动作的邮件。 这种邮件不仅仅是期望得到你的答复,而是需要得到你的动作。例如,老板发邮件给小明,让他预定一个会议。小明需要将预定好的会议信息回复给老板,包括时间、地点(会议室)、邀请的人物。如果需要电话会议,电话会议的URL、拨入的电话号码和方式。 邮件组成 那么怎么写好一封邮件呢? 首先我们得弄清楚邮件的组成: To(收件人) CC BCC 邮件主体 一般邮件主体又分为 邮件标题(Subject Line) 开场白(Opening Sentence) 消息体 结束语 如何写邮件 收件人 收件人是你要发送给谁的,是邮件的直接接收者。可能收件人会有多个,因为他们这几个人都是直接的接收者。 CC CC一般是指抄送,FYI的目的,让CC的人知道就行了,但是不建议把不太相关的人放到这里,因为绝大部分人只关心和自己有关的事情和邮件。把一些不相关的邮件发送给不相关的人,可能会对方起到骚扰作用。 BCC 密送,既然是密送,在To,CC里的人不知道BCC里的人列表。这个某些情况下非常有用,可以保护一些隐私。举个例子,我收到过很多离职邮件,一般人可能这么写。 发件人:David Cook 收件人:David Cook 主题:Cook’s Farwell 我收到这封邮件,说明我是接收人,但是我并不在收件人里,为什么?因为我在BCC里。那么为什么我会在BCC里?可能是发件人为了避免尴尬,省去一些不别要的麻烦。 邮件标题 邮件标题非常重要,这是能够快速了解邮件目的的最直接的信息。试想,一般来说邮件进入我们的收件箱里,都是邮件列表里的一条记录而已,如果你想看具体内容,还得单击或者双击一下该邮件记录。所以,为了让收件人快速理解邮件的主题,邮件标题是最好的入门。 合理的邮件标题会让人省时间,觉得你非常专业。 一般来说,邮件标题没有固定的格式,把事情说清楚就好了。 先看看下面一个例子: Subject:Meeting Hi David,I just wanted to remind you about the meeting we scheduled in last Friday,  do let me know if you can attend it […]

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对国产手机的信心就看你了

周末家里入手一台华为Mate20 Pro/8GB+128G的版本,带有屏幕指纹识别和人脸识别。这台手机从去年10月份发布一直处于缺货状态,到今天为止才有部分现货。 在价格方面,也是非常坚挺,我买的时候时候价格还是5999,这个价格比iPhone XR的128G版本要贵400块。因为Mate20 Pro使用的是3D的AMOLED屏,贴膜估计有点悬,而且影响指纹识别,所以买了一个原厂的碎屏险。 为什么要买指纹识别这一版呢?在我使用iPhone的人脸识别时,碰到一些不便之处。大白天有时解不开,在晚上更严重一些。解决方案就是输入密码解锁,这种用户体验真是难受,当时在想要是iPhone既支持面部解锁又支持指纹就好了。这不,国内新出的几个手机都支持。 到目前为止,我对国产手机还是持保留态度的,尽管我相信国产手机这几年进度非常明显。但是毕竟我以前用过不少真金白银去验证过。每次国产手机的开发布会上介绍产品时,就有买的冲动,试过几次之后,也只不过如此,都是失望而归,我是真粉丝…。好的手机需要在制造工艺和软件系统上下功夫,前几年还是欠缺一些,尤其是在工艺上。当有了几次的教训后,我还是没敢下手国产手机。 如果说Mate20 Pro是国产手机的机皇,估计没有几个人反对吧,所以想看看Mate 20 Pro的表现,尤其是在半年、一年后的表现,包括软件上和硬件上。 希望这次Mate20 Pro能树立一个好的形象,树立国产手机的品质,这样对我来说多了一个选择的余地。 强烈期待…

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