Archive April 2019

码农如何写好一封邮件(4)

邮箱地址顺序 前面已经说过,需要用Full Name来表示发件者后者是收件者。不知道大家有没有关注到一些细节,如果To或者CC不止一个邮件地址时,当你收到邮件后,有没有观察到邮件To、CC的顺序呢? 这个顺序其实是非常重要的,它代表了当时发件人输入的顺序。 为什么我们关注这个顺序?很简单,这是发件者心理的一种反应。某些情况下,代表的是该邮件接收者主次之分,有时候也代表了你在对方的重要性,这是人的一种本能直观反应。 当你掌握这个技巧后,在某些情况下来揣测发件人的用意或者背后深层次的东西,这种只能具体问题具体分析。 如何把握这个顺序? 首先,需要根据自己的内容,判断接收人都有哪些。如果只有一个人,那无所谓。如果有多个人,需要考虑将问题的直接负责人放到首位。如果多个人都差不多,最好是把职位高一点人放在前面,这是职场里的一些职场逻辑,不赘述,理解就行。 如何在To里合理设置接收人? 先看几个case。 Case #1:To里只包含一个联系人,假说是Bill 这种情况下Bill是接收人,而且唯一的,一般情况下Bill会认真对待这封邮件。 Case #2, To里包含2-3个人,例如除了Bill,还有Emma或是Terry 可能Bill, Emma,Terry都会认真去看这封邮件,但是强烈度就没有case #1那么强了。 Case #3,如果To里包含大于三个接收人,这种情况下更没有人看了。 所以,为了让自己发出去的邮件有很好的feedback,在To里,需要合理安排接收人。如果的确To里有多个人,是需要在正文里点名到谁的,否则你收到的反馈可能会慢一些,甚至接收不到回应,因为大家都认为有可能不是自己的任务。 所以,如果在正文里写Hi Bill,那么Bill需要去take action,如果是”Hi Bill/Emma“,那么Bill 和Emma去take。 这是一些技巧而已,比较好理解。 邮件组 一般来说,在写邮件时,需要将邮件组放在To/CC靠后的位置,毕竟有可能邮件组有很多人,在一般情况下,可以选择相关的组来替代单个人。如果需要将某人单独拧出来,那除了发送给邮件组,也需要发给这个人。

码农如何写好一封邮件(3)

编写一封专业的邮件,邮件的内容是非常关键的一部分。 拼写 无论是中文还是英文,尽量避免错别字。先说邮件如果出现错别字,会带来哪些影响? 影响个人形象。收件人会认为你不太仔细,不太严谨,为什么发出来的邮件会有错别字呢。这对于严谨的商业合作或多或少造成一些负面影响。在同样的条件下,选择可信赖的人肯定是大家的习惯。 甚至影响公司形象。个人是在公司这个组织下的,虽说不能完全影响到公司,但是在某些情况下,你的失误会造成收件人对公司的看法。 那么怎么去避免呢?可以先看看几个方面: 语法尽量正确,尤其是在写英文时,例如时态,单复数等。 对于一些专有名词,也需要写对。例如这两个词Android、iOS,经常看到写成android、IOS,或者其他形式的,例如Python,也有人写成python,专有词有专有词的写法,这都是一些细节问题,加以注意。 幸运的是,现在的邮件系统都有拼写检查的功能,虽说不能检查出特别高级的问题,但是一些基本问题例如拼写还是可以解决的。 格式 格式也是非常重要的。邮件写的好不好,是否易于阅读,好的格式会帮助不少。 空格,空行,列表等表达形式能够将邮件格式化,提高阅读效率。 空格,一般多处于英文里,标点符号后需要跟一个空格。 例如:Hello Tim, thank you for supporting this project. 我们可以看到Tim后面的逗号后有一个空格,这是一种书写习惯。 空行,也是非常重要,一般用在断语段之间,这样显得每段所表达的内容不一样。清晰易读,尤其是每段内容很多的情况下。 列表有很多,例如数字开头的,radio开头的。无论用哪一个,都会让人读起来特别清晰。我举个例子,为了描述某手机,我们可以这么做,该手机内存8G,ROM128G,配置3000万摄像头,防水等。如果我们改成如下 内存8G, ROM 128G 摄像头:3000万 防水 前后一比较,发现后者看起清晰,阅读起来舒服很多。 需要说明的是,英文和中文顶头不一样。英文时顶格写,中文可以后退2个。我看到好多人写英文和写中文一样,退后2个去写的,这不好。 陈述你的目的 写邮件肯定是有某个目的才去写的,所以要把自己的目的陈述清楚,这样阅读者一看就知道这封邮件的目的。有时候,看见过很多邮件,不把目的描述清楚,让阅读者去猜,去总结,这会降低邮件的沟通效率,前面说过,邮件是为了沟通,如果邮件表述得清楚,是有助于提高效率的。 多用If-then 一般来说,某件事情有多种选择,我们尽量在邮件里提出来。比如下面这段描述: I would like to confirm if you have time to join the meeting at 15:00 tommorrow. If yes, I will

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码农如何写好一封邮件(2)

软技能 我们知道,在现在的商业和生活中,邮件其实是一种相对正式的沟通方式,所以我们需要意识到邮件的重要性。这样看来,编写一封专业的邮件是我们程序员需要掌握的一门软技能。 说到软技能,作为码农,大家关注的还是编程、调试等相对专业的技能,我认为这是硬技能,是从事IT行业必须的技能。随着自己越来越资深,软技能的培养是势在必行的,它决定了你在职业发展中上升高度的重要因素之一。 现状 在国内,我并不认为邮件使用的特别普及,尤其是在一些小的公司,觉得写邮件麻烦,甚至交流效率低下。我想说的是邮件有它的重要性,例如topic可描述性,这需要我们在写邮件时思考再思考,还有就是备份,可跟踪性。 国内好多企业都不重视,但是在一些国内外企,大型国企,民营企业,却非常重视,写邮件必须成为一门技能。 下面说说写邮件的一些细节。 邮件地址和全名 有些邮件地址其实是不能很好的标识接收者或者发送者。例如,邮件地址123753@qq.com,我们是无法分清这个邮件地址到底是谁,所以我们需要指定一个名字给他,例如Bill Chen,现在的邮件系统都支持。 除了能让人快速知道是谁,我们在Microsoft Outlook(或是其他邮件系统)的地址字段(TO,CC或BCC等),只需要输入名字即可,在这里我们输入Bill或者Chen都可以快速把Bill Chen的邮箱地址找到,最后地址可能显示的格式为Bill Chen<123753@qq.com>. 问候 简单即可,例如一下几种方式都没有问题: Greetings Hi David David 这些开头,只是为了友好的开头,这样后面的具体内容才可以进行下去。 正式内容 前面一篇文章里,我说过务必注意邮件的格式,会让收件人觉得阅读邮件是一件快乐的事情。 但是有个问题不知大家考虑过没有?如果邮件太长,往往起到的效果并不好,同样会产生压迫感,所以一封长短适中的邮件也很重要。据调查,一封邮件最好不要超过25行,这样才是友好的。所以我们写邮件必须Focus一个Topic,尽量在25行里把Topic描述清楚。 如果你有多个Topic,建议多发几个邮件,每封邮件只包含一个主题。 一封邮件一个主题 那么为什么一封邮件最好只有一个主题呢? 我先举个例子说说我们常见的情况。假说一封邮件有2个主题,发件人与收件人不停的通过邮件交互,来来回回几十条。如果针对这2个Topic不停的交互,假说哪天我们想回顾某个主题,我们不得不去长长的邮件里先得排除另外一主题,最后才能自己想要的内容。这样是很浪费时间的。 另外一个原因是Focus。邮件也是需要Focus,这是我们为了把事情简单化的哲学理念。