江边闲话集

码农如何写好一封邮件(2)

软技能

我们知道,在现在的商业和生活中,邮件其实是一种相对正式的沟通方式,所以我们需要意识到邮件的重要性。这样看来,编写一封专业的邮件是我们程序员需要掌握的一门软技能。

说到软技能,作为码农,大家关注的还是编程、调试等相对专业的技能,我认为这是硬技能,是从事IT行业必须的技能。随着自己越来越资深,软技能的培养是势在必行的,它决定了你在职业发展中上升高度的重要因素之一。

现状

在国内,我并不认为邮件使用的特别普及,尤其是在一些小的公司,觉得写邮件麻烦,甚至交流效率低下。我想说的是邮件有它的重要性,例如topic可描述性,这需要我们在写邮件时思考再思考,还有就是备份,可跟踪性。

国内好多企业都不重视,但是在一些国内外企,大型国企,民营企业,却非常重视,写邮件必须成为一门技能。

下面说说写邮件的一些细节。

邮件地址和全名

有些邮件地址其实是不能很好的标识接收者或者发送者。例如,邮件地址123753@qq.com,我们是无法分清这个邮件地址到底是谁,所以我们需要指定一个名字给他,例如Bill Chen,现在的邮件系统都支持。

除了能让人快速知道是谁,我们在Microsoft Outlook(或是其他邮件系统)的地址字段(TO,CC或BCC等),只需要输入名字即可,在这里我们输入Bill或者Chen都可以快速把Bill Chen的邮箱地址找到,最后地址可能显示的格式为Bill Chen<123753@qq.com>.

问候

简单即可,例如一下几种方式都没有问题:

  1. Greetings
  2. Hi David
  3. David

这些开头,只是为了友好的开头,这样后面的具体内容才可以进行下去。

正式内容

前面一篇文章里,我说过务必注意邮件的格式,会让收件人觉得阅读邮件是一件快乐的事情。

但是有个问题不知大家考虑过没有?如果邮件太长,往往起到的效果并不好,同样会产生压迫感,所以一封长短适中的邮件也很重要。据调查,一封邮件最好不要超过25行,这样才是友好的。所以我们写邮件必须Focus一个Topic,尽量在25行里把Topic描述清楚。

如果你有多个Topic,建议多发几个邮件,每封邮件只包含一个主题。

一封邮件一个主题

那么为什么一封邮件最好只有一个主题呢?

我先举个例子说说我们常见的情况。假说一封邮件有2个主题,发件人与收件人不停的通过邮件交互,来来回回几十条。如果针对这2个Topic不停的交互,假说哪天我们想回顾某个主题,我们不得不去长长的邮件里先得排除另外一主题,最后才能自己想要的内容。这样是很浪费时间的。

另外一个原因是Focus。邮件也是需要Focus,这是我们为了把事情简单化的哲学理念。

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